Rosquive
Kostenallokationssoftware als Kernbaustein im Finanzbetrieb
Mehr als 200 Verteilungsschritte pro Abschluss lassen sich mit der Plattform strukturiert, dokumentiert und reproduzierbar abbilden.
Spezialisierter Baustein im Finanz-Stack
Spezialisierter Baustein im Finanz-Stack
Die Kostenallokationsplattform von Rosquive ergänzt bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme um einen spezialisierten Baustein für Umlagen, interne Leistungsverrechnungen und Kostenpools. Statt komplexe Verteilungslogik in Tabellen oder schwer zugänglichen Systemmodulen zu verstecken, bündelt die Lösung Regeln, Treiber und Szenarien an einem Ort. Finanzteams behalten damit die Hoheit über ihre Verteilmodelle, während die Engine Berechnung und Protokollierung übernimmt. Ergebnis sind prüfbare Zahlen, die sich direkt in Abschlussprozesse einfügen und Diskussionen über Datenherkunft deutlich reduzieren.
Regelwerk für komplexe Verteilungen
Regelwerk für komplexe Verteilungen
Im Zentrum steht eine regelbasierte Engine, die einfache und mehrstufige
Umlagen verarbeitet. Kostenpools, Treiber und Zielobjekte lassen sich
flexibel konfigurieren, ohne Formeln zu pflegen. Die Plattform unterstützt
sowohl klassische Kostenstellenmodelle als auch projekt- und produktbezogene
Verteilungen. Änderungen an Regeln erfolgen über geführte Schritte, werden
versioniert und bei Bedarf freigegeben. So entsteht ein System, das komplexe
Strukturen abbildet, ohne unübersichtlich zu werden, und das sich an
Abschlussrhythmen orientiert.
Automatisierte Abläufe für Abschlüsse
Automatisierte Abläufe für Abschlüsse
Rosquive automatisiert wiederkehrende Abläufe vom Datenimport über die
Berechnung bis zur Ausleitung der Ergebnisse. Importpfade aus Buchhaltung
und vorgelagerten Systemen lassen sich festlegen, Validierungen prüfen
Datenqualität vor der Verarbeitung. Nach der Berechnung stehen
Buchungsvorschläge und Reports bereit, die sich in bestehende Workflows
integrieren lassen. Finanzteams gewinnen Zeit für Analysen, weil weniger
manuelle Korrekturen und Rückfragen zu Verteilungen anfallen. Gleichzeitig
bleibt jeder Schritt dokumentiert und damit prüfbar.
Entwickelt aus Sicht der Finanzpraxis
Entwickelt aus Sicht der Finanzpraxis
Die Plattform wurde gemeinsam mit Finanz- und Controllingteams entwickelt, die zwischen operativem Druck und Prüfungsanforderungen stehen. Im Fokus stehen klare Oberflächen, sinnvolle Standardberichte und eine Datenstruktur, die sowohl Management als auch Revision überzeugt. Rosquive fügt sich in bestehende Systemlandschaften ein, statt sie zu ersetzen, und orientiert sich an realen Engpässen im Monats- und Quartalsabschluss. So entsteht ein Werkzeug, das den Alltag entlastet, ohne die Komplexität der Organisation zu unterschätzen.
Kernmodule der Kostenallokationsplattform
Modularer Aufbau ermöglicht es, genau die Funktionen zu nutzen, die für den eigenen Kostenallokationsprozess relevant sind, ohne auf Transparenz und Governance zu verzichten.
Regelbasierte Allokationsengine für komplexe Umlagen
Engine
Die Allokationsengine bildet einfache und komplexe Verteilmodelle ab. Regeln
definieren, welche Kosten aus welchen Pools über welche Treiber in welche
Zielobjekte fließen. Mehrstufige Ketten, kombinierte Schlüssel und Ausnahmen lassen
sich konfigurieren, ohne Formeln zu schreiben. Jede Regel erhält eine eindeutige
Beschreibung, Priorität und Gültigkeit. Testläufe mit Stichproben oder vollständigen
Datensätzen helfen, Auswirkungen vor dem produktiven Einsatz zu prüfen. So entsteht
ein reproduzierbarer Prozess, der sich an Abschlussrhythmen orientiert und
gleichzeitig flexibel bleibt.
Progress
Zentrale Verwaltung von Allokationstreibern
Treiber
Treiber wie Umsätze, Flächen, Stückzahlen oder Zeitanteile werden zentral verwaltet
und verschiedenen Kostenpools zugeordnet. Importfunktionen ermöglichen die Übernahme
aus bestehenden Systemen, Validierungen prüfen Vollständigkeit und Plausibilität.
Historische Werte bleiben abrufbar, um Vergleiche zwischen Perioden zu ermöglichen.
Änderungen an Treibern werden dokumentiert, sodass klar erkennbar ist, welche
Datengrundlage einer Verteilung zugrunde liegt. Dadurch lässt sich vermeiden, dass
unterschiedliche Teams mit voneinander abweichenden Treiberversionen arbeiten.
Progress
Flexible Kostenpools und Mehrstufenmodelle
Pools
Kostenpools bündeln Aufwände, bevor sie in Zielobjekte verteilt werden. Die Plattform unterstützt verschiedene Pooltypen, etwa für zentrale Funktionen, IT-Services oder standortbezogene Kosten. Jede Bewegung zwischen Pools und Zielobjekten bleibt nachvollziehbar, inklusive Zwischenschritten. Mehrstufige Modelle lassen sich aufbauen, ohne die Übersicht zu verlieren. So können Finanzteams sowohl operative Fragen zu einzelnen Kostenstellen als auch strategische Analysen zu Produkten oder Kundengruppen beantworten, ohne separate Datenwelten pflegen zu müssen.
Progress
Reporting, Analyse und lückenloser Audit-Trail
Reports
Reporting- und Analysefunktionen stellen Ergebnisse in unterschiedlichen Sichten
bereit: nach Kostenstellen, Projekten, Produkten oder Services. Drill-down
ermöglicht den Weg von aggregierten Summen bis zur einzelnen Buchung und dem
verwendeten Treiber. Standardberichte unterstützen Management, Controlling und
Fachbereiche, während exportierbare Detaildaten für tiefergehende Analysen
bereitstehen. Alle Berichte berücksichtigen die dokumentierte Verteilungslogik,
sodass Rückfragen zu Herkunft und Zusammensetzung von Zahlen strukturiert
beantwortet werden können.
Progress
Ablauf der Kostenallokation mit Rosquive
Von der Datenerfassung bis zum Report folgt der Allokationsprozess einer klaren,
dokumentierten Abfolge mit definierten Kontrollpunkten.
1
Daten strukturiert einsammeln
Relevante Daten aus Buchhaltung, ERP und vorgelagerten Systemen werden identifiziert und über definierte Importpfade eingebunden. Validierungen prüfen Vollständigkeit und Struktur, bevor sie in Kostenpools überführt werden. So entsteht eine saubere Ausgangsbasis für alle weiteren Schritte im Allokationsprozess.
2
Regeln und Strukturen definieren
Kostenpools, Treiber und Zielobjekte werden im Modell abgebildet. Regeln legen fest, wie Aufwände von A nach B gelangen, welche Schlüssel gelten und welche Ausnahmen greifen. Jede Regel erhält eine Beschreibung und wird versioniert, damit spätere Anpassungen nachvollziehbar bleiben.
3
Berechnung und Tests durchführen
Die Engine führt Berechnungsläufe anhand der definierten Regeln durch.
Testläufe ermöglichen den Vergleich mit bisherigen Ergebnissen, bevor
produktive Perioden verarbeitet werden. Protokolle dokumentieren, wann
welche Regeln mit welchen Daten angewendet wurden, sodass Berechnungen
reproduzierbar bleiben.
4
Ergebnisse bereitstellen und nutzen
Ergebnisse werden als Buchungsvorschläge und Berichte bereitgestellt. Exporte versorgen bestehende Systeme, während Dashboards und Auswertungen für Management, Controlling und Revision nutzbar sind. Anpassungen an Regeln oder Treibern fließen kontrolliert in die nächsten Perioden ein.
Vorteile für Finanz- und Controllingteams
Fokus liegt auf konfigurierbaren, gut dokumentierten Abläufen, die komplexe Verteilungen beherrschbar machen und Prüfungsanforderungen strukturiert adressieren.
Unterstützung für mehrere Einheiten
Mehrere Gesellschaften, Kostenstellen, Projekte und Produkte werden in einem konsistenten Modell abgebildet. Interne Leistungsverrechnungen und konzernweite Umlagen bleiben nachvollziehbar, auch wenn Strukturen wachsen oder sich ändern.
Governance und Nachvollziehbarkeit
Jede Änderung an Regeln, Treibern und Einstellungen wird protokolliert. Freigaben, Rollen und Berechtigungen sorgen dafür, dass Verteilungen reproduzierbar bleiben und Prüfpfade klar erkennbar sind, sowohl intern als auch extern.
Interne Services verursachungsgerecht verteilen
IT-Chargebacks und Shared Services
IT- und Shared-Services-Kosten landen oft in Sammelpositionen, bevor sie auf
Fachbereiche verteilt werden. Rosquive unterstützt bei der Einrichtung klarer
Kostenpools für Infrastruktur, Applikationen oder Supportleistungen. Treiber wie
Nutzeranzahl, Tickets, Speicher oder Laufzeiten werden zentral gepflegt und den
jeweiligen Pools zugeordnet. Die Engine berechnet daraus nachvollziehbare
Verteilungen auf Kostenstellen und Projekte. Jeder Schritt, von der
Ursprungsbuchung über den Pool bis zur finalen Belastung, bleibt dokumentiert.
Reports zeigen, welche Services welche Bereiche in welchem Umfang tragen. So
lassen sich Diskussionen über Verteilungsschlüssel sachlicher führen, ohne jede
Periode neue Tabellen aufzubauen.
Kostenstrukturen transparent aufschlüsseln
Cost-to-Serve und Projektkalkulation
Für viele Organisationen wird die Frage nach Kosten je Produkt, Kunde oder Service zentral. Die Plattform ermöglicht, direkte und indirekte Aufwände über Kostenpools und Treiber in Richtung dieser Zielobjekte zu führen. Direkte Kosten fließen unmittelbar, indirekte Anteile werden über definierte Umlageschlüssel ergänzt. Unterschiedliche Szenarien, etwa alternative Treibermodelle oder geplante Strukturänderungen, lassen sich parallel rechnen und vergleichen. Ergebnisse werden in Berichten bereitgestellt, die Drill-down bis zur Buchungsebene erlauben. So entsteht ein Bild, das nicht nur Gesamtaufwände zeigt, sondern die dahinterliegenden Verteilungsschritte sichtbar macht und Entscheidungsgrundlagen für Anpassungen liefert.
Erfahrungen aus der Nutzung der Kostenallokationsplattform
Vor Einführung der Plattform war die Kostenallokation ein eigenes Projekt im
Projekt. Verteilungen lagen in zahlreichen Tabellen, Änderungen an Strukturen
führten regelmäßig zu Überraschungen. Mit Rosquive sind Regeln, Treiber und
Kostenpools nun an einer Stelle gebündelt. Die Engine rechnet reproduzierbar,
Protokolle erleichtern den Austausch mit Revision und Management. Ergebnisse bleiben
abhängig von Datenqualität und Organisation, aber der Prozess dahinter ist deutlich
stabiler geworden.
Einsatz der Plattform in einem Industrieunternehmen mit mehreren Werken, zentralen
Services und projektbezogenen Kostenstellen. Fokus auf nachvollziehbaren Umlagen und
ruhigerem Monatsabschluss.
-
Julia Hartmann
Leitung Controlling
Die Plattform hat den Blick auf Kostenallokation verändert. Statt nur Endergebnisse zu sehen, lässt sich heute jeder Schritt vom Ursprungsbeleg bis zum Projekt nachvollziehen. Szenarien helfen, alternative Treibermodelle zu testen, ohne produktive Einstellungen zu berühren. Das schafft eine bessere Grundlage für Entscheidungen, auch wenn natürlich weiterhin fachliche Abwägungen erforderlich sind. Besonders geschätzt wird die klare Struktur der Berichte und der Audit-Trails.
Verwendung im Dienstleistungsumfeld mit starker Projektorientierung, vielen internen
Services und hohen Anforderungen an Transparenz gegenüber Fachbereichen.
- Michael Krüger
Head of Finance Operations
In der Gruppe war lange unklar, wie sich bestimmte zentrale Kosten genau auf die einzelnen Einheiten verteilen. Mit Rosquive konnten Kostenpools, Treiber und Regeln so abgebildet werden, dass jede Gesellschaft ihre Sicht erhält und die Gesamtlogik dennoch konsistent bleibt. Prüfungen verlaufen strukturierter, weil Dokumentation und Berechnungspfad in der Plattform vorliegen. Natürlich ersetzt das keine saubere Datenbasis, aber es macht deren Einsatz deutlich wirkungsvoller.
Einführung in einer Unternehmensgruppe mit mehreren Gesellschaften und zentralen
Funktionen, Schwerpunkt auf interner Leistungsverrechnung und Prüfungsfähigkeit.
- Sabine Lehner
- Group Controller