Erhobene personenbezogene Daten werden in erster Linie zur Bereitstellung der Website, zur Bearbeitung von Kontaktanfragen und zur Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen genutzt. Dazu gehört die Kommunikation zu Produktfunktionen, Einführungsprojekten und laufender Nutzung der Kostenallokationssoftware. Darüber hinaus dienen technische Protokolle der Sicherstellung eines stabilen, sicheren Betriebs, der Fehleranalyse und dem Schutz vor Missbrauch oder unberechtigten Zugriffen.

Soweit rechtlich zulässig, können Daten außerdem zur Verbesserung der angebotenen Leistungen verwendet werden, etwa durch Auswertung anonymisierter oder pseudonymisierter Nutzungsinformationen. Dies hilft, Funktionen zielgerichtet weiterzuentwickeln und Inhalte auf typische Anforderungen von Finanz- und Buchhaltungsteams auszurichten. Eine Verarbeitung zu Marketingzwecken erfolgt nur auf Basis einer entsprechenden Einwilligung, die jederzeit widerrufen werden kann. Ergebnisse solcher Auswertungen dienen ausschließlich der Optimierung von Prozessen und Angeboten.

Personenbezogene Daten werden nur an Dritte weitergegeben, soweit dies zur Vertragserfüllung, zur technischen Bereitstellung der Dienste oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Hierzu zählen insbesondere Hosting-Dienstleister, Anbieter von Infrastruktur- und Supportleistungen sowie gegebenenfalls externe Fachberatung, soweit diese in die Bearbeitung eines konkreten Vorgangs eingebunden ist. In allen Fällen werden angemessene vertragliche Vereinbarungen getroffen, um den Schutz der Daten sicherzustellen.

Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der Europäischen Union erfolgt nur, wenn für das betreffende Land ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln bestehen. In solchen Fällen werden zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen geprüft, um ein dem europäischen Standard vergleichbares Datenschutzniveau zu gewährleisten. Eine Weitergabe zu Zwecken der Werbung Dritter erfolgt nicht ohne ausdrückliche, vorherige Einwilligung der betroffenen Person.

Zum Schutz personenbezogener Daten setzt Rosquive eine Kombination aus technischen und organisatorischen Maßnahmen ein. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragungswege, rollenbasierte Zugriffskonzepte, regelmäßige Aktualisierung der eingesetzten Systeme sowie abgestufte Berechtigungskonzepte innerhalb der Kostenallokationssoftware. Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten nur Personen, die diese Informationen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen und entsprechend verpflichtet wurden, Vertraulichkeit und Datenschutz zu wahren.

Datensicherungen, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse und regelmäßige Überprüfung der eingesetzten Schutzmechanismen unterstützen einen stabilen Betrieb. Verfahren zur Erkennung und Behandlung von Sicherheitsvorfällen sind etabliert, um im Ernstfall angemessen reagieren zu können. Trotz sorgfältiger Umsetzung kann ein absoluter Schutz vor unbefugtem Zugriff oder Datenverlust technisch nicht zugesagt werden; die Maßnahmen zielen jedoch auf ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau ab.